Отчитываемся по авансам с помощью авансового отчета АО-1

После завершения командировки и возвращения на постоянное место работы сотрудник обязан сдать в бухгалтерию командировочное удостоверение, приказ о направлении в служебную поездку, служебное задание (скачать образец заполнения Т-10а) и оформленный соответствующим образом авансовый отчет.

Как оформить данный документ, какая информация в нем содержится вы узнаете из этой статьи.

Авансовый отчет составляется при предоставлении командируемому лицу денежных средств и содержит сведения о потраченной сумме. Для того чтобы выдать командируемому деньги, необходимо предварительно оформить приказ, содержащий перечень подотчетных лиц. Деньги может получить только входящий в этот перечень сотрудник. Отчитываясь о потраченных средствах, следует использовать типовую форму АО-1.

Чтобы правильно оформить бланк авансового отчета используйте образец предложенный ниже, в конце статьи вы можете скачать бланк авансового отчета форма АО-1 и образец заполнения в конце статьи.

В течение командировки рабочий обязан собирать и сохранять все документы, подтверждающие траты (чеки, квитанции и т.д.). Данная документация сдаются в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.

Образец заполнения АО-1

Авансовый отчет заполняется на бланке, состоящем из 1 листа, с двух сторон. В него могут вносить информацию, как командируемый, так и бухгалтер.

Подотчетное лицо обязано указать на лицевом обороте наименование организации, дату оформления, отдел, в котором работает. Он также указывает свои ФИО, табельный №, занимаемую должность и цели, на которые выдавались деньги (расходы на проживание и питание, проезд, хозяйственные нужды и т.д.).

По произведенным расходам работник обязан отчитаться и внести необходимые сведения на другом обороте авансового отчета формы АО-1. Данные записываются в виде таблицы, в которую заносятся номер, дата и наименование подтверждающего документа. Для указания потраченной суммы выделяется специальная графа «сумма по отчету». В ней прописывается израсходованная сумма с указанием валюты. Внизу таблицы подводится общий итог о потраченных средствах. Финальная сумма заносится в поле «итого». Необходимо с особой тщательностью вносить информацию по каждому факту расходования средств.

Далее авансовый отчет АО-1 получает бухгалтер, он должен проверить правильность заполнения формы и присвоить ему номер.

На лицевой стороне отчета имеется поле «расписка», его тоже должна оформить бухгалтерия. После внесения сведений эта часть отрезается и вручается сотруднику. Это означает, что он отчитался. В расписке указывается ФИО сдавшего отчет, потраченная сумма (рубли — прописью, копейки – цифрами), № и число, месяц, год составления отчета, а также количество подтверждающих документов. В расписке должна стоять подпись бухгалтерии и дата принятия документа.

На обратной стороне формы авансового отчета бухгалтер прописывает принятую к учету сумму, в поле «дебет счета» заносит номер счета (куда списываются расходы).

На лицевой стороне также есть 2 таблицы, требующие заполнения. В одной указывается остаточная сумма и перерасхода по предыдущему авансу (если этот факт имеет место быть), сумма выданных и фактически потраченных средств. Графы «перерасход» и «остаток» будут заполнены в том случае, если сотрудник израсходовал денег больше или меньше полученной суммы.

Во второй таблице напротив граф первой указываются номера корреспондирующих счетов.

Если работником было истрачено меньше денег, чем было получено, оформляется приходный кассовый ордер (образец ордера форма КО-1 можно скачать здесь), а остаток вносится в кассу. В обратном случае, составляется расходный кассовый ордер, и работнику возмещаются потраченные им собственные средства. Бухгалтер заносит сведения об остатке и перерасходе в гр. «остаток внесен/перерасход выдан в сумме».

Полностью и правильно заполненный бланк авансового отчета должен быть заверен руководителем организации. В поле «утверждаю» руководитель прописывает общую сумму потраченных средств, ставит дату утверждения и расписывается.

Бланк авансового отчета — скачать.

Заполнение авансового отчета — скачать образец.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2017 goodstobox.ru ·  Дизайн и техподдержка: Goodwinpress.ru
Яндекс.Метрика