Как написать письмо-запрос?
Письмо-запрос – это деловое письмо, содержащее просьбу предоставить какие-либо сведения, получить определенную информацию. В данной статье мы разберемся, как его правильно написать. В конце статьи для примера приведен образец письма-запроса на получение документов и прайс-листа с ценами, скачать образцы можно бесплатно в формате word.
Письмо-запрос может быть написано в ответ на какой-либо документ, полученный ранее, например, на коммерческое предложение о сотрудничестве для получения более конкретной информации (допустим, прайс-листа с ценами на продукцию или услуги).
Также письмо-запрос может быть составлен как самостоятельный документ при необходимости получить нужные сведения от адресата.
С помощью данного письма может запрашиваться абсолютно любая информация: цены, условия сотрудничества, реквизиты, сведения о руководителе. Письмо-запрос может быть составлен с целью получения документов, образец такого запроса можно скачать ниже.
Как написать правильно?
Документ этот деловой и официальный, является одной из разновидностей информационных писем. Как написать информационное письмо можно почитать здесь.
Что касается письма, содержащего запрос, то реквизиты все остаются стандартными.
Верх бланка – обращение, ФИО руководителя организации (или другое ответственное лицо), которому адресуется запрос, дата написания, номер (если имеется), заголовок (например, «на получение документов»).
Основная часть бланка – это текст, содержащий просьбу предоставить необходимую информацию. Текст нужно изложить максимально подробно, но в то же время без лишней информации. Адресат должен четко понять, что от него нужно. Это позволит избежать лишних переговоров и ускорит получение ответа.
Для улучшения лояльности по отношению к автору письма в текст включаются слова благодарности и надежду на дальнейшее плодотворное сотрудничество.
Для оформления лучше воспользоваться фирменном бланком организации.
Письмо-запрос обязательно должен быть подписан, как правило, подписывает подобные документы директор организации или другой представитель руководящего состава.
Скачать образец письма-запроса на получение документов – ссылка.
Скачать образец письма-запроса на получение прайс-листа с ценами – ссылка.