Особенности оформления личных дел сотрудников

Личное дело заводится на каждого сотрудника предприятия, делается это для систематизации и хранения сведений о работниках. Как ведется личное дело сотрудника, какие особенности тут есть, что входит в его состав – разберемся с этими вопросами ниже.

В течение недели со дня принятия нового сотрудника необходимо завести на него личное дело. Для этого создается специальная папка, которой присваивается индивидуальный номер, пишется фамилия, имя, отчество работника на обложке, а также день, месяц, год заведения дела. В процессе трудовой деятельности работника на данном предприятии в этой папке будут собираться все документы и сведения, касающиеся в той или иной степени этого работника.

Оформление личного дела обычно поручается сотруднику кадровой службы.

Что входит в состав личного дела сотрудника?

Все документы можно подразделить на биографические и дополнительные.

Биографическая документация:

Этот раздел обычно формируется на стадии приема сотрудника на работу, в процессе работы документы добавляются сюда стоит включить такие документы, как:

• Автобиография, анкета;
• Трудовой договор, заключенный с работником при приеме на работу;
• Должностная инструкция, с которой новый сотрудник должен ознакомиться до начала своей трудовой деятельности;
• Документы об образовании (копии дипломов, свидетельств и прочих документах);
• Заявление о приеме на работу, написанное лично новым работником (здесь можно скачать образец заявления);
• Личный листок по учету кадров и к нему дополнение;
• Документы о присвоенных человека званиях, степенях (если есть);
• Характеристики с иных мест работы, а также впоследствии и с данного места работы (как составить характеристику смотрите в этой статье);
• Рекомендательные письма;
• Заявления на отпуск и впоследствии на заявление на увольнение;
• Аттестационные листы;
• Если сотрудник в процессе работы переводился на другую должность, в другое подразделение, то выписки из приказов на перевод также включаются в данный раздел личного дела.

Дополнительная документация:

Сюда можно включать любые документы, касающиеся данного работника, которые не вошли в первый раздел.

Например:

• Справки о здоровье;
• Различные кадровые справки;
• Сведения о поощрениях и взысканиях и др.

В папку личного дела всю эту документацию следует включать по мере поступления, то есть в хронологическом порядке.

К личному дела следует составить опись – специальный документ, в котором отражается перечень всех документов, включающихся в папку, с указанием даты подшивания документа в папку. Опись к личному делу работника должна также содержать количество приложенных страниц.

Если из личного дела нужно изъять какой-либо документ, то для этого нужно заручиться согласием руководителя. Причем в папку вместо изъятого документа следует поместить справку, в которой указать, кем он был выдан, кому и когда.

Организация хранения

Срок хранения личных дел сотрудников зависит от того, какую должность он занимал. Для рядовых работников срок хранения составляет 75 лет, храниться папки могут в архиве, либо передаваться вместе с сотрудником со старого места работы на новое. Дела руководителей и работников, удостоенных государственных наград и премий, хранятся постоянно. Хранение личных дел должно быть организовано должным образом. Прежде всего, все папки должны быть отсортированы  по подразделениям, а внутри подразделений по порядковым номерам.

Место для хранения должно быть безопасным, с ограниченным доступом для широких масс. Например, это может быть несгораемый шкаф или металлический сейф, который должен быть опечатан и закрываться на замок.

Доступ к личным делам должен быть ограничен, в число лиц, доступ для которых разрешен, включаются, как правило, лишь сотрудники отдела кадров. Кроме того, руководитель предприятия может утвердить приказ по организации со списком лиц, доступ для которых к личным делам также будет открыт.

Личное дело заводится на каждого работника предприятия, если работник изъявляет желание ознакомиться с документацией своего папки, то он имеет на это полное право. В течение рабочего дня он может просмотреть все содержащиеся документы.